El Tablero de Delegación en tu Transformación Ágil

Uno de los grandes retos en la transformación ágil de muchas empresa / Startups es contar con el apoyo de la alta dirección, socios, entrepreneurs o sponsors, que sin lugar a dudas nos abren el camino para poder tener una mayor exposición de la iniciativa y llegar a todas las personas clave. Esto, que es muy positivo, también puede ser un arma de dos filos, ya que en muchas ocasiones ésta energía y ganas de trabajar se convierte en un gran cuello de botella, ¿y porqué?, sencillo, no han aprendido a valorar el poder de la delegación como una inversión de tiempo.

Tomemos en cuenta larealidad de muchos líderes (managers), la gran mayoría, al menos en LATAM, trabajanbajo una estructura jerárquica (silos) y aplicando prácticas de comando ycontrol (administración científica). El impacto de esto es que cuando queramosarrancar con una iniciativa de agilidad, aparte de que ellos estarán trabajandoen sus actividades diarias diferentes a las de la transformación, también seguirántrabajando bajo un contexto y mindset de trabajo tradicional. Algunos ejemplosde problemas relacionados a esto:

• Cuellos de botella, ya que los managers quieren aprobarlo TODO (o la gran mayoría de las cosas).
• Seguimiento de políticas y procesos burocráticos producto de la forma tradicional de gestionar las cosas.
• No hay claridad de que actividades debe hacer el manager y que actividades deben hacer los equipos de trabajo.
• Se sigue esperando el reporteo “tradicional” o reuniones de estatus para ver los avances de la transformación.
• El Micromanagement sigue siendo parte de la vida de los managers, ocasionando desenfoque, no delegación y nuevamente cuellos de botella ya que están involucrados en todo.

Si resumiera lo antes mencionado lo pondría con la siguiente frase: “Quieren agilidad, pero quieren estar en todo, y a la vez no permiten avanzar en nada”. Y aunque esto puede sonar duro, es una realidad para muchas empresas y es uno de los temas de prioridad para cualquier transformación.

Para poder avanzar buscando siempre la agilidad organizacional, será de total relevancia comenzar a descentralizar la toma de decisiones de los managers y así poder reaccionar más rápido ante los eventos cambiantes que se nos presenten. Para esto usaremos dos herramientas llamadas: “Delegation poker” y “Delegation Board (Tablero de Delegación)”. La intensión de éstas herramientas es dejar claras las responsabilidades de los equipos y de los managers, fomentar la delegación de trabajo y descentralizar las decisiones importantes para lograr que la transformación fluya de una forma más orgánica y así evitar los cuellos de botella.

Para poder elaborar nuestro tablero de delegación primero será relevante jugar “Delegation Poker” creado por Jurgen Apello como una de las prácticas de Management 3.0. Este poker de delegación tiene un mazo de 7 cartas que muestro a continuación:

Cada carta muestra un nivel de delegación para una decisión en particular, por ejemplo la carta 1. “Decir” representa que como managers o equipos, toman la decisión por los demás (ellos nos dirán la decisión), y la carta 7. “Delegar” es el opuesto que nos dice que delegarán totalmente el trabajo a otra persona u otro equipo. El avanzar del 1 hasta el 7 refleja el camino de madurez y avance de la descentralización del poder, la delegación de los managers, la confianza hacia los equipos, la confianza hacia el manager y la agilidad en la organización.

Para poder comenzar el juego primero debemos crear las historias de delegación bajo las cuales jugaremos. En este link: podrán ver 16 ejemplos de historias de delegación para tú transformación ágil. Los pasos para comenzar el juego son los siguientes:

1. Se lee la historia de delegación y se deja muy claro quien está delegando a quien (puede ser del manager al equipo e incluso del equipo al manager).

2. Todos seleccionan el nivel de delegación que creen que debe tener la persona o equipo sin mostrarlo aún (para no influenciar la votación).

3. Todos arrojan su carta mostrando su resultado.

4. El que tenga el número menor y el mayor explican porqué tan “poca” o “tanta” delegación.

5. Después de escuchar la opinión de los extremos volvemos a votar.

6. El paso 5 se repite hasta que se llegué a una moda (En este caso la moda fue 6 ya que es el valor que más se repite).

7. Por último se asigna el nivel de delegación a la decisión clave con la que estaban trabajando. Ejemplo:

“Relación con otras áreas para temas Agile:Del Manager al Agile Adoption Team. Nivel 6”

Una vez queestablecemos los niveles de delegación crearemos el tablero de delegación quese deberá ver como la siguiente imagen:

En este tablero deberán estar claras las responsabilidades (acuerdos) de los managers y del equipo de transformación ágil. Recomiendo que este pegado en el lugar de trabajo del equipo o en un lugar donde todos puedan visualizarlo.

Al llegar a este acuerdo entre todos, nos aseguramos de que ciertas decisiones se puedan tomar a nivel equipo (local) y no necesariamente tener que esperar la aprobación del “Manager” y con esto poder fluir en las actividades de la transformación ágil. Es importante considerar que seguirán existiendo situaciones en que la decisión tendrá un nivel 1 o 2 de delegación, a final de cuentas el objetivo principal es dejar claras las responsabilidades del equipo, de los managers, y con el tiempo, incentivar la confianza en la toma de decisiones locales (a nivel equipo) fomentando el flujo y agilidad de la transformación ágil sin perder el apoyo de la alta dirección.